Delegar: um guia prático e completo

Se você é líder de um time, mas leva trabalho para casa, acaba fazendo as tarefas de outros colaboradores, tem um sentimento contínuo de pressão e estresse, ou vive correndo para cumprir prazos, é bem provável que você poderia estar delegando mais.

Delegar é uma ferramenta poderosíssima, tanto para líderes, quanto para liderades, mas que ainda é pouco usada. Este guia vai responder todas as suas perguntas sobre o quê e como delegar e ainda te dar um passo-a-passo de como fazer isso. Se depois de ler esse guia você ainda tiver alguma dúvida, é só deixar nos comentários que a gente te ajuda!

O que é delegar?

Vou começar este texto deixando claro que delegar é trazer algo novo. É trazer uma atividade que a pessoa nunca fez ou que não faz parte do seu trabalho (mas é relacionada de alguma forma). Essa nova atividade pode acabar se tornando parte de um novo escopo de trabalho, ou pode acontecer uma vez só, mas o importante é que seja algo novo para o liderade. Se você está dizendo para alguém fazer uma atividade que já é parte do escopo de trabalho deles, você não está delegando, você está dando ordens.

Justamente por essa característica de ser uma atividade que não está dentro do escopo de trabalho, conheço algumas pessoas que veem delegar como pedir favor e por isso não o fazem. Eu vejo delegar como uma oportunidade de treinamento interno. Como líder, você está ensinando alguém a realizar novas atividades que podem ajudar em seu desenvolvimento e em sua carreira.

Como a liderança se beneficia?

• Libera seu tempo para realizar tarefas de alta prioridade;
• Aumenta a produtividade, já que as tarefas estão sendo realizadas;
• Mobiliza recursos e pode levar a resultados melhores do que os que teriam sido obtidos se você tivesse feito tudo sozinhe;
• Alivia o estresse e sua carga de trabalho.

Como o time se beneficia?

• Gera confiança, comunicação aberta e engajamento entre os membros da equipe;
• Melhora o desempenho;
• Estimula a criatividade e desenvolve habilidades;
• Incentiva a contribuição de colaboradores operacionais, que estão mais próximos dos problemas;
• Promove um ambiente de trabalho participativo;
• Estimula o aprendizado sobre tomadas de decisão.

Como quem é liderade se beneficia?

• Oportunidade de treinamento e capacitação em novas atividades;
• Melhoria na autoestima e confiança;
• Desenvolvimento de novas habilidades;
• Enriquecimento do seu trabalho.

Se delegar é tão bom, por que tem gente que não delega?

O motivo número 1 para não delegar é medo ou falta de confiança no próprio time. Pode ser que você acredite que outras pessoas não conseguiriam realizar a atividade tão bem ou tão rápido quanto você. Também pode ser que as pessoas no seu time ainda não acreditem em si mesmas. Para resolver isso, você precisa, apenas, criar oportunidades para que seu time lhe surpreenda.

Se mesmo criando oportunidades, você percebe que seu time ainda não está respondendo como o esperado, então seu papel como líder passa a ser oferecer capacitação. Pode ser que algumas pessoas, ou todo o seu time, precisem de mais direcionamento, mais recursos ou mais treinamento. Se aproxime do seu time para descobrir onde as maiores lacunas estão, e trabalhe para preenchê-las.

Outro motivo que leva algumas pessoas a não delegar é medo de perder seus empregos se outras fizerem o trabalho bem. Nesse ponto, talvez você precise trabalhar um pouco em autoconhecimento e autoconfiança. Se seus liderades estão fazendo um bom trabalho e estão prontos para ser promovides, quer dizer que você está sendo um/a bom/boa líder. Pode ser um aprendizado difícil, mas você precisa começar a acreditar que o brilho dos outros não diminui o seu brilho, e um trabalho de autocuidado e autoconhecimento pode fortalecer sua confiança em si mesme.

Outras pessoas apenas não sabem o quê ou como delegar. Para resolver isso, basta continuar lendo este texto!

Quando delegar

Antes de delegar, você precisa saber se existe interesse dentro do seu time em receber mais atividades. Delegar é sobre desenvolver as pessoas com quem você trabalha, e algumas pessoas não tem interesse em posições de liderança ou não querem se desenvolver no momento. E está tudo bem. Cada um tem seu caminho e seus objetivos, e se não existe interesse, e seu papel como líder é dar suporte ao caminho que eles querem seguir, e não o caminho que você quer que sigam.

Mas se existe interesse, você precisa identificar os objetivos de cada membro do seu time. Se alguém quer seguir por um caminho mais operacional e técnico, você vai focar em lhe delegar atividades relacionadas a isso. Se o interesse for em construir relacionamentos e se tornar gerente, as atividades serão diferentes.

Sabendo que tipo de atividade delegar, verifique se as habilidades de cada um são o suficiente para completar a atividade com sucesso. Algumas atividades são simples e do tipo que só aprendemos fazendo, mas para outras é necessário mais treinamento. Se você pretende delegar uma atividade que deve ser realizada num software que sua equipe não usa, talvez você possa começar pedindo que quem vai fazê-la assista aos vídeos de treinamento sobre esse software.

Quando você souber que seu time tem interesse e habilidades para realizar novas atividades, você vai encontrar várias opções do que delegar dentro da sua própria lista de afazeres. Para escolher entre elas, responda à essas duas perguntas:

1. Essa atividade precisa ser feita por mim, ou outra pessoa pode fazê-la?
2. Outra pessoa poderia se beneficiar ao fazer essa atividade?

Se as respostas para as duas perguntas forem sim, então vá em frente! Delegue!

Ainda não tem certeza? Veja a seguir exemplos de atividades que devem ou não ser delegadas.

O que delegar

• Papelada: prepare um modelo e deixe que seu time prepare relatórios, memorandos, cartas e assim por diante. Aprendi muito sobre como escrever profissionalmente ao ajudar a preparar esse tipo de material;
• Tarefas de rotina: atividades como verificar inventário, fazer pedidos ou marcar reuniões podem ser boas formas de treinamento. Não só o liderade vai aprender como essas atividades devem ser realizadas no nível gerencial, como vai ter contato com parceiros e outras pessoas importantes da empresa;
• Questões técnicas: se algum liderade tiver interesse em questões mais técnicas, dê-lhe a oportunidade de lidar com problemas que apareçam. Admito que também aprendi bastante sobre os softwares que usamos ao tentar resolver sozinha, ou ligando para a empresa de TI para me ajudarem;
• Tarefas com potencial de desenvolvimento: dê aos colaboradores oportunidades de aprender coisas novas. Atividades que você tem que fazer repetidamente ou um projeto de curto prazo, por exemplo, criar um manual para cada área, podem ser ensinadas ao colaborador para que ele possa assumir o projeto e aprender algo novo no processo;
• Pequenos problemas do dia-a-dia: treine colaboradores para resolver seus próprios problemas ou, pelo menos, dê direcionamentos sobre com quem se comunicar para resolver pequenos problemas.

Não caia na cilada de passar adiante atividades só para facilitar sua vida. Lembre-se que, como líder, seu foco é desenvolver e beneficiar os outros, então delegue atividades que podem realmente gerar alguma forma de aprendizado ou ser uma preparação para futuras promoções. Como líder, você deve delegar a atividade e a autoridade para completá-la, mas saiba que a responsabilidade sobre seu time e as atividades são sempre suas.

O que não delegar

Seus olhinhos devem estar brilhando pensando em tudo o que você pode delegar para o seu time e no quanto eles vão aprender! Mas tem algumas atividades que são somente suas como líder.

Falamos anteriormente sobre o sentimento de não estar fazendo nosso trabalho quando nos tornamos líderes, porque paramos de fazer algumas atividades operacionais do dia-a-dia e começamos a delegar mais e mais. Mas isso acontece porque nosso escopo de trabalho mudou para tarefas de longo prazo e tarefas focadas em desenvolver pessoas. Pensando nesse novo escopo, tem algumas atividades que você deve evitar delegar:

• Decisões de contratação;
• Boas-vindas e integração de noves colaboradores em seu time;
• Questões relacionadas à pessoal, como avaliações de desempenho, aconselhamento, disciplinamento, demissão e resolução de conflitos;
• Atividades que envolvam informações confidenciais;
• Direcionamentos sobre a realização de atividades;
• Motivação e entrosamento do time.

Além dessas atividades, existem aquelas que foram delegadas a você pelo seu líder. Provavelmente ele/a está tentando desenvolver suas habilidades, então não passe essa atividade adiante. Também existem momentos de crise na organização em que cada segundo conta e decisões tem que ser tomadas mais rapidamente, então atividades não são delegadas.

Como delegar

Lussier e Achua (2015)¹ tem um modelo de delegação que achei muito bom. Se você nunca delegou nada antes, pode ser que as primeiras tentativas sejam mais difíceis. Comece usando esse modelo e, quando pegar o jeito, adapte-o ao seu time e à sua realidade.

1. Explique por quê essa atividade está sendo delegada e por quê você escolheu essa pessoa para realizá-la;
2. Defina os objetivos, o nível de autoridade e o prazo para o cumprimento da atividade;
3. Desenvolva um plano para a realização da atividade (cuidado para não cair no microgerenciamento, diga o que é preciso fazer, e não como fazer);
4. Estabeleça momentos de check-up para ver como estão indo as coisas e se algum suporte é necessário, por exemplo, reuniões semanais ou retomar conversas no final do dia.

Sabemos que delegar pode ser difícil e muitos líderes ainda têm ressalvas em fazê-lo. Fizemos esse guia como um recurso para o qual você pode voltar sempre que precisar, pois acreditamos que delegar atividades pode trazer mais eficiência e mais satisfação para seu trabalho e para seu time.

Qual foi a última vez que você delegou algo? Qual foi o resultado? Conta pra gente nos comentários!

Edição e revisão: Rafaella Küper Nóbrega

Photo by Gianandrea Villa on Unsplash

¹Lussier, R. N., & Achua, C. F. (2015) Leadership: Theory, Application & Skill Development (6th ed.). Boston, MA. South-Western College.

Originally published at http://movimento3.com on October 29, 2020.